Geven van opdrachten

Afbeeldingsresultaat voor site:ilocate.nl

Om op de hoogte te blijven van de voortgang van de uitvoering kunnen verschillende hulpmiddelen worden gebruikt. Soms worden afwijkingen door directe (oog) controle geregistreerd. Meestal echter is die controle indirect en worden afwijkingen achteraf vastgesteld. Zolang afwijkingen binnen bepaalde regel- of tolerantiegrenzen liggen, kan de beslissingsbevoegdheid tot aanpassing of bijsturing worden gedelegeerd aan uitvoerende medewerkers. Worden die grenzen overschreden, dan dient bijsturing plaats te vinden. Het bewust en systematisch toepassen van de uitzonderingsregel wordt ‘management by exception’ (MbE) genoemd. Een manager krijgt dan alleen uitzonderingen op de regel voorgeschoteld. Deze werkwi1ze heeft als belangrijkste doel de manager te ontlasten van een grote hoeveelheid routinematige informatie. Daardoor komt hij meer toe aan belangrijker taken en problemen. Bovendien kunnen goede medewerkers zelf vaak uitstekend hun eigen problemen oplossen als ze daartoe meer het vertrouwen en de ruimte in hun functioneren hebben gekregen. Het bijsturen van uitvoeringsnormen of afdelingsplannen is geen geïsoleerd gebeuren. Vaak heeft dit gevolgen voor andere afdelingen of fasen van bewerking. Het dient dan ook altijd in onderling overleg te gebeuren. Wijzigingen moeten zorgvuldig worden afgestemd op uitvoeringsnormen of plannen die voor andere deelprocessen zijn opgesteld. Daarom dienen ze door het management te worden geautoriseerd. Bij voorkeur gebeurt dit in overleg met de medewerkers die bij de uitvoering betrokken zijn. Hierbij dient dan rekening gehouden te worden met bedrijfsruimte nijmegen geldende procedures, gestelde standaardmethoden en gegeven beleidsrichtlijnen (zie paragraaf 7. 7).
Een plan zal slechts worden uitgevoerd als de leiding de sturing hiervan in handen neemt met het geven van taakopdrachten. Een taakopdracht is een opdracht tot het verrichten van bepaalde werkzaamheden of het bereiken van bepaalde resultaten. In het laatste geval heeft de uitvoerder een grotere vrijheid van handelen dan in het eerste geval. Aan het geven van taakopdrachten onderscheiden we twee aspecten: de wijze waarop de taakopdracht wordt gegeven; het type taakopdracht.
Ta akopdracht: mondeling of schriftelijk We onderscheiden mondelinge en schriftelijke taakopdrachten. Beide hebben voor- en nadelen. Daarom is het noodzakelijk deze goed onder ogen te zien voor men voor één van beide kiest.
Tot de voordelen van de mondelinge taakopdracht rekenen we de snelheid, eenvoud en het voorkomen van een papierwinkel. Zoals altijd hebben voordelen een ‘prijs’ en deze ligt in de nadelen. Het belangrijkste nadeel is het gevaar van een verkeerde interpretatie. Bij een taakopdracht waarvan de uitvoering een lange tijd in beslag neemt, kan het voorkomen dat als het resultaat moet worden beoordeeld, niet meer kan worden achterhaald welke opdracht nu precies gegeven is. Dit is met name het geval als de uitvoering in de ogen van de opdrachtgever een negatieve afwijking te zien geeft. De schriftelijke taakopdracht heeft het voordeel van bewaarmogelijkheden voor latere controle. Bovendien kan deze worden vermenigvuldigd en aan meer betrokken medewerkers tegelijk worden verstrekt. Een schriftelijke taakopdracht dient nauwkeurig te zijn geformuleerd. Nadelen van op deze wijze gegeven opdrachten zijn het ontstaan van een papierwinkel en het niet direct kunnen geven van een toelichting als die gewenst is. Welke vorm wordt gekozen zal afhangen van de concrete situatie. Een vaak gegeven taakopdracht zal meestal mondeling en een ingewikkelde taakopdracht zal bij voorkeur in schriftelijke vorm worden gegeven.